TRABAJADORES AUTÓNOMOS INCORPORACION AL SISTEMA RED y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS

NOTA: información disponible en el apartado de novedades de la web de la Seguridad Social

Desde el día 1 de octubre los trabajadores autónomos deben realizar sus trámites por vía electrónica, incluida la recepción y firma de notificaciones

La Orden Ministerial ESS/214/2018, de 1 de marzo, que modifica la Orden ESS/484/2013 reguladora del Sistema de Remisión Electrónica de Datos (Sistema RED) en el ámbito de la Seguridad Social, establece la obligatoriedad de los trabajadores por cuenta propia o autónomos para incorporarse a dicho Sistema. No obstante, para cumplir con esta obligación el trabajador puede optar por acogerse a este Sistema y gestionar sus trámites a través de un autorizado Red  o  directamente hacer uso de los servicios electrónicos disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). La obligatoriedad se extiende a la recepción de las notificaciones, por lo que para su consulta y firma se deberá acceder al servicio correspondiente en la SEDESS.

El trabajador autónomo dispondrá de un período transitorio de seis meses desde la entrada en vigor de la norma para que la obligación del uso de medios electrónicos sea efectiva.

¿A quién afecta la Orden ESS/214/2018 de 1 de marzo de 2018?

Los colectivos afectados por lo dispuesto en la Orden Ministerial son:

• Los trabajadores autónomos por cuenta propia o autónoma.
• Los trabajadores del Sistema Especial de Trabajadores Agrarios (SETA).
• Los trabajadores del grupo I del Régimen Especial de Trabajadores del Mar

Si soy autónomo ¿qué obligaciones tengo según la OM ESS/214/2018 de 1 de marzo de 2018?

La Orden Ministerial establece la obligación de gestionar por vía electrónica todos los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas. Incluye la recepción, por  comparecencia en la SEDESS, de las notificaciones y comunicaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social.

¿Desde qué momento es efectiva la obligación?

La Orden Ministerial  fija un período transitorio de adaptación de seis meses desde su entrada en vigor. Por tanto, la obligación será efectiva a partir del día 1 de octubre de 2018 para todos los trabajadores autónomos que en esa fecha se encuentren en alta en los regímenes afectados.

No se efectuará notificación previa sobre la obligación por correo postal.

¿Dónde puedo gestionar mis trámites con la Tesorería General de la Seguridad Social?

La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) dispone de dos canales electrónicos a través de los cuales el trabajador autónomo podrá realizar sus gestiones:

• El Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos).A través de este sistema, el autorizado RED actuará en representación del trabajador autónomo. En la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) se encuentran ubicados los servicios que permiten la gestión de la asignación o desasignación del Número de Afiliación (NAF) del trabajador autónomo a un autorizado RED.
• La Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). El trabajador autónomo puede realizar directamente sus trámites con la TGSS a través de diversos servicios electrónicos disponibles en la SEDESS. Algunos servicios permiten también la presentación de solicitudes por Registro Electrónico (RE).

¿Qué requisitos técnicos requiere mi equipo para acceder a los servicios en la SEDESS?

Los servicios de la SEDESS son compatibles con los Sistemas Operativos, Navegadores de internet y Máquinas virtuales que se indican en el apartado de Requisitos técnicos

¿Qué necesito para poder acceder a los servicios en la SEDESS?

Para acceder a los servicios de la SEDESS, el autónomo debe disponer de un sistema de autenticación que garantice su identidad.

Existen diferentes sistemas de autenticación admitidos en la SEDESS que permiten el acceso a los  servicios.

1. El Certificado electrónico admitido por la Seguridad Social.

Todos los servicios dirigidos a los trabajadores autónomos son accesibles con este medio de autenticación, incluido el servicio de consulta y firma de Notificaciones Telemáticas. Permite además la presentación de solicitudes a través del Registro Electrónico.

2. El DNI electrónico

Todos los servicios dirigidos a los trabajadores autónomos son accesibles con este medio de autenticación, incluido el servicio de consulta y firma de Notificaciones Telemáticas. Permite también la presentación de solicitudes a través del Registro Electrónico.

3. El Sistema Cl@ve

Los servicios dirigidos a los trabajadores autónomos son accesibles con este Sistema de autenticación que dispone de dos modalidades de uso: Cl@ve PIN y Cl@ve Permanente.

Este sistema permite el acceso al servicio de consulta y firma de Notificaciones Telemáticas mediante Cl@ve Permanente (Usuario + Contraseña) reforzado con claves de un solo uso enviadas por SMS por la Seguridad Social al teléfono móvil del ciudadano. Este sistema permite además, el acceso a la firma en la nube.

¿Puedo obtener un Certificado electrónico en las Oficinas de la Seguridad Social?

La Seguridad Social ofrece al ciudadano la posibilidad de gestionar, previa solicitud del mismo en la página de la entidad: https://www.sede.fnmt.gob.es/, la obtención del certificado personal de la FNMT,  poniendo a su disposición una amplia red de oficinas donde poder realizar la acreditación de su identidad, paso obligatorio en el proceso de su obtención.

Puede descargar una guía del proceso de obtención del Certificado electrónico de acceso a los servicios de la Seguridad Social en internet.

¿Qué es el Sistema Cl@ve y cómo puedo registrarme?

Cl@ve es un sistema de identificación, autenticación y firma electrónica común para todas las Administraciones Públicas basado en la utilización de claves concertadas previo registro del ciudadano.

La gran ventaja de este sistema es su operatividad, ya que permite acceder desde cualquier dispositivo  con conexión a internet: ordenadores, móviles, tablets, etc. frente al Certificado Digital o el DNI electrónico que requieren, su instalación previa en los equipos y/o un hardware específico que permita leer los certificados instalados en tarjetas electrónicas.

Este sistema de autenticación actualmente no permite el acceso al servicio de Consulta y firma de Notificaciones Telemáticas.

Los pasos para poder usar Cl@ve en la SEDESS son:

1. Registrarse en el sistema Cl@ve

Por vía electrónica con Certificado Digital o DNI electrónico, a través de la página de Cl@ve.

Presencialmente en las oficinas de la Seguridad Social con servicio de Registro en Sistema Cl@ve.

En ambos casos se obtiene un registro avanzado en el Sistema Cl@ve.

Si la solicitud de Registro a través de internet se realiza sin certificado digital o sin DNI electrónico, el registro en el Sistema Cl@ve será básico.

2. Activar el código generado durante el proceso de registro:

Para completar el proceso de alta en el Sistema Cl@ve y obtener Cl@ve Permanente, será necesario activar el código suministrado en el acto del registro. La activación puede llevarse a cabo en la SEDESS:  Cl@ve: gestión de contraseñas /Activación de Usuario. 

Las dos modalidades con las que se puede operar en el Sistema Cl@ve son:

Cl@ve PIN. Se trata de una clave ocasional facilitada por SMS, de validez limitada en el tiempo, orientada a ciudadanos que acceden esporádicamente a los servicios.

 Cl@ve Permanente. Se trata de una contraseña elegida por el propio usuario, de validez duradera en el tiempo, no ilimitada, destinada a aquellos ciudadanos que acceden habitualmente. En ocasiones, dependiendo del servicio al que se accede, está reforzado con una clave ocasional facilitada por SMS.

¿Qué servicios ofrece la TGSS a los trabajadores autónomos en la SEDESS?

Los trabajadores autónomos cuentan con un amplio catálogo de servicios en la SEDESS para la gestión de los trámites relacionados con la afiliación y la cotización a la Seguridad Social:

• Cursar el Alta en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos.
• Cursar la Baja en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos.
• Formular el cambio de base de cotización en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos.
• Modificar la actividad en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos.
• Solicitar la modificación, para el año siguiente, de los datos d cobertura de las contingencias para la incapacidad temporal, accidentes de trabajo y enfermedad profesional, cese de actividad y Mutua, en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos.
• Cursar la variación de datos en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos.

Además, desde la SEDESS el trabajador autónomo puede solicitar determinados informes y certificados:

• Duplicado de la resolución del alta o de la baja en el Régimen Especial de Trabajadores por cuenta propia o Autónomos.
• Informe o consulta sobre las bases de cotización y las cuotas ingresadas en el Régimen.
• Certificado de estar al corriente en las obligaciones con la Seguridad Social.
• Informe de estar al corriente en las obligaciones con la Seguridad Social.

La SEDESS dispone de otros servicios que pueden resultar de interés para el colectivo de trabajadores autónomos:

• Duplicado de documento de afiliación
• Informe de vida laboral.
• Informe de bases de cotización.
• Domiciliación en cuenta. (Domiciliación del pago de cuotas a la seguridad social)
• Cambio de domicilio.
• Comunicación de teléfono y correo electrónico.
• Devolución de ingresos de regímenes y sistemas especiales.
• Aplazamiento en el pago de deudas a la Seguridad Social.
• Consulta de deudas y obtención de documentos de ingreso.
• Pago con tarjeta de deudas con la Seguridad Social.

¿Qué son las Notificaciones Telemáticas?

A través del Servicio de Consulta y Firma de Notificaciones Telemáticas el trabajador autónomo podrá acceder a consultar y firmar las notificaciones de los actos administrativos de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). También podrá acceder y gestionar las notificaciones su autorizado al sistema RED o, en su caso, su apoderado.

Entre los actos notificados a través del Servicio de Notificaciones Telemáticas, se encuentran:

• Los del procedimiento recaudatorio: reclamaciones de deuda y providencias de apremio; actos del procedimiento de apremio por cuotas, conceptos de recaudación conjunta y otros recursos, con los recargos e intereses correspondientes; actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social, y actos del procedimiento de devolución de ingresos indebidos a la Seguridad Social.
• Los actos de los procedimientos sobre moratorias y diferimientos.
•  Las resoluciones de la Tesorería General sobre actas de liquidación, imposición de sanciones e impugnaciones.

Paulatinamente se incorporarán al Servicio de Consulta y Firma de Notificaciones Telemáticas otras notificaciones de procedimientos relacionados con la TGSS.

Se ha de tener en cuenta además que:

La notificación se pondrá a disposición del interesado durante un plazo máximo de 10 días. Transcurrido dicho plazo sin haber accedido a la notificación, ésta se dará por efectuada.

La TGSS remitirá un correo electrónico avisando de la puesta en la SEDESS de una notificación telemática a la dirección que el trabajador autónomo haya facilitado. Puede comunicarla a través del Servicio de Comunicación de teléfono y correo electrónico de la SEDESS.

En caso de que el trabajador autónomo disponga de un autorizado RED, a éste también se le remitirá un aviso. El autorizado RED, al igual que el trabajador autónomo, podrá acceder y firmar la notificación electrónica.

También es posible que el trabajador autónomo nombre a un apoderado a efectos de la recepción de las Notificaciones Telemáticas. Para realizar este trámite el trabajador autónomo podrá acceder al Servicio de Registro Electrónico de Apoderamientos de la SEDESS.

¿Qué Sistema de acceso se admite para la consulta y la firma de las Notificaciones Telemáticas?

Para poder acceder a los Servicios de Notificaciones Telemáticas de la SEDESS, el trabajador autónomo deberá disponer de un sistema de autenticación válido: Certificado electrónico admitido por la Seguridad Social, DNI electrónico o Cl@ve Permanente (Usuario + Contraseña).

Trabajadores del Mar (cuenta propia)

• Si soy autónomo del Mar ¿cómo me afecta el contenido de la Orden ESS/214/2018?

Los trabajadores por cuenta propia encuadrados en el grupo primero de cotización, como el resto de trabajadores autónomos, están obligados a gestionar todos sus trámites, incluída la recepción de las notificaciones, por vía electrónica, a partir del 1 de octubre de 2018. Los trabajadores por cuenta propia encuadrados en el grupo segundo o tercero de cotización, no están obligados al uso de medios electrónicos, pero podrán acceder voluntariamente a los mismos servicios.

• ¿Dónde puedo gestionar mis trámites?

A partir del 1 de octubre de 2018, estarán operativos los servicios en el Sistema RED. Para el uso del Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos), se requiere estar debidamente autorizado. Para facilitar sus gestiones, un autorizado RED podrá actuar en representación del trabajador autónomo del Mar a través de este sistema. En la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) se encuentran ubicados los servicios que permiten la gestión de la asignación o desasignación del Número de Afiliación (NAF) del trabajador autónomo a un autorizado RED.

Actualmente a través de los servicios disponibles en Sede Electrónica.

En la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS), el trabajador autónomo del Mar puede realizar directamente sus trámites a través de los servicios electrónicos disponibles, mediante la presentación de solicitudes por Registro Electrónico (RE). Para acceder al Registro Electrónico puede emplear Certificado electrónico y DNI electrónico.

En breve, se pondrán a disposición de los trabajadores por cuenta propia del Régimen Especial de Trabajadores del Mar, servicios online similares a los existentes en la actualidad para el resto de trabajadores autónomos.

• ¿Cómo puedo acceder a mis notificaciones?

Para la recepción y firma de notificaciones y comunicaciones procedentes de la Administración de la Seguridad Social, se encuentran los Servicios de Notificaciones Telemáticas de la SEDESS. Se debe disponer de un sistema de autenticación válido: Certificado electrónico admitido por la Seguridad Social, DNI Electrónico o Cl@ve Permanente (Usuario + Contraseña) reforzado con claves de un solo uso enviadas por SMS por la Seguridad Social al teléfono móvil del ciudadano. Este sistema permite además, el acceso a la firma en la nube.

A través del Servicio de Consulta y Firma de Notificaciones Telemáticas, el trabajador por cuenta propia del Mar,  así como su autorizado al sistema RED o, en su caso, su apoderado, podrán acceder y firmar las notificaciones.